信息化环境下的高职院校档案管理创新方向

现代信息技术在高职院校档案管理中的应用，能够将传统档案工作被现代管理手段所代替，档管人员通过运用计算机进行档案立卷等工作，打破了传统档案管理模式，提高了工作效率。传统的查阅方式要到相关档案保管部门进行纸质档案查阅，高职院校各部门职能不同，会对档案信息进行多次重复查阅，降低了高职院校档案管理工作效率，浪费了大量的人力时间资源，加速了纸质档案的磨损。推行高职院校档案信息化管理，实现档案信息的储存索引数字化管理，可以降低档案原件利用率，减少档案原始材料的人为磨损。且高职院校档案工作综合性较强，其较一般档案部门具有更繁多的档案类型，需更高效更科学的信息化手段进行管理，因此，高职院校档案管理必须加快信息化建设步伐。

1 高职院校档案信息化管理中的问题

在当前环境下，我国高职院校在档案管理过程中依旧采用的是封闭式管理，档案仅供相关部门及本校师生使用。档案提供和利用是档案部门与社会的联系桥梁，想要提高档案信息化管理生机活力，必须转变封闭的档案管理方式。

信息化现已成为高职档案管理的新趋势，这就需要档案管理的技术与水平有所提高，同时也对管理人员的素质和能力提出更高的要求。档案管理者不仅要有很高的保密意识和政治素质，还要有很强的工作能力，然而传统的档案管理对工作人员的学识水平、综合素质要求较低，无法为高职院校的发展提供良好的服务。

经费是档案信息化管理的基础保障。当前环境下高职院校领导也没有足够重视档案信息化建设，没有做到档案信息化管理的准备工作，普遍存在办公条件较差以及设备简陋、档案工作投入资金少等问题，从而无法实现档案信息化管理的顺利开展。

实现档案信息资源共享的重要前提是高职院校档案管理标准化。因社会历史等因素影响，目前我国高职院校档案管理部门的管理工作缺乏规范标准，制约了高职院校档案管理的信息自动化发展。要从高职院校档案管理的长远发展进行综合考虑，进一步提升高职院校档案管理规范化。

在高职院校档案信息化管理的关键因素在于管理人员的专业素养，管理人员应掌握一定的现代信息技术，具备较高的专业知识能力。当前很多高职院校档案管理人员缺乏现代技术的应用能力，对计算机数据管理等方面存在一定不足。

2 信息化环境下高职院校档案管理创新策略

2.1 加强对信息化管理的重视

信息时代的发展为高职院校档案管理工作注入了新的活力，为适应新时期高职院校改革发展需求，应重视加强对档案管理人员队伍的技能培训，不断提升档案信息化管理水平。档案信息化管理需相关管理部门及人员树立现代管理理念，运用现代化信息技术手段进行档案管理。在转变传统的管理观念时，要积极引进现代档案管理理念，积极宣传档案信息化管理理念及重要性，并及时将建设发展进程上报到高职院校领导，为促进档案信息化管理奠定基础。

2.2 优化高职院校档案管理标准

加强高职院校档案管理标准化，首先要统一档案信息的输入格式、代码符号等基本要求。制定档案管理的相关标准规范制度。确保高职院校行政部门及档案部门对档案进行科学的标准化管理，以便更好为高职院校工作及社会发展服务。

2.3 加强高职院校档案信息化管理

高职院校档案信息化管理的基础是加强相关硬件和软件建设，目前市场上的档案管理软件繁多，各软件开发水平不同，不同的档案管理软件在功能设置方面侧重也不同，高职院校档案管理部门应该结合学校实际情况选择合适的管理软件，充分发挥档案管理软件作用，提高档案查借阅、管理工作效率。

此外，高职院校档案信息化管理系统应具有一定的灵活性和兼容性，学校各相关部门可形成有参考价值的文件，将原有纸质档案扫描件存储到服务器，或通过OA办公平台直接将电子文件一键归档，提高传统的档案管理效率，方便档管人员查阅管理档案，并通过网络检索提高档案查阅效率。同时，档案信息化管理系统的保密性也应高度重视，本校师生查阅档案的权限设置应当有严格的制度规定，下载和复制档案更应当建立严格规范的审核流程，以保证高校档案利用的规范性和安全性。

2.4 建设高素质的人才档案管理队伍

高素质的档案管理人才是高校应重视的问题，有计划地引进一些计算机专业的应用型、复合型的毕业生，尽可能把素质好，责任心强，工作能力强的人员分配到档案管理岗位，并保持各部门档案管理队伍的稳定性和延续性，都对高校档案管理水平的提高起到重要作用。

文章来源：《高教探索》 网址: http://www.gjtszzs.cn/qikandaodu/2020/0918/363.html